Detail

Van tekentafel tot ingebruikname

15-jan-2015

Desktops uit de cloud 

Energiegigant E.ON gebruikt T-Systems Dynamic Workplace (DWP) om virtuele desktops beschikbaar te stellen aan honderden externe medewerkers. DWP speelt een centrale rol binnen de Next Generation Workplace-portefeuille van T-Systems en helpt bij de transformatie van technologie en services. De behoeften van de medewerker staan daarbij voorop. DWP wordt geleverd vanaf een T-Systems cloud platform en biedt daardoor hoge schaalbaarheid en de mogelijkheid van procesautomatisering. De oplossing biedt enerzijds ondersteuning voor IT-self-service en BYOD en zorgt anderzijds voor compliance met bedrijfsbeleid. Zoals Rolf Marliani, Senior Enterprise Architect bij E.ON het verwoordt: "Ook al is virtualisatie van desktops slechts één stap op weg naar een veilige, mobiele werkplek, we kunnen hiermee wel direct reageren op de verschillende vereisten in ons bedrijf en snelle veranderingen goed opvangen."
E.ON werkt vaak samen met externe medewerkers, zowel voor specifieke campagnes en promotieacties als om zorg te dragen voor effectieve klantenservice op langere termijn. Tijdens piekmomenten zijn er soms zelfs wel 1000 medewerkers in het callcenter aan het werk. Het coördineren van dit extra personeel is geen eenvoudige opgave. De medewerkers zijn overal in Duitsland werkzaam. E.ON voorziet hen van virtuele desktops die voldoen aan de hoogste standaarden van beveiliging en privacy. Dit is nodig omdat zij werken met klantgegevens en gegevens over energieverbruik. De omgeving omvat een intranet, e-mail en webtoepassingen, en toegang tot centrale SAP-systemen. Door gebruik te maken van de Dynamic Workplace oplossing worden de verschillende platforms (meestal op basis van Citrix) geconsolideerd. Hiertoe gebruiken ongeveer 400 callcentermedewerkers momenteel Dynamic Workplace van T-Systems, na de succesvolle afronding van een proefproject eerder dit jaar. DWP wordt ingericht als een cloud service in eigen beheer via datalijnen met hoge beschikbaarheid vanuit de datacenters van T-Systems in Duitsland.
Het directieteam van het callcenter beschikt nu over veel meer flexibiliteit en autonomie bij het inzetten van de verschillende medewerkers voor taken binnen E.ON. Dankzij een geautomatiseerde workflow kunnen medewerkers binnen enkele uren toegang krijgen tot het Dynamic Workplace platform. De teamleider gebruikt een self-serviceportal om rolspecifieke toepassingen aan elke medewerker toe te wijzen. "De self-servicefunctie geeft ons flexibiliteit bij het laten in- en uitstromen van personeel en biedt ons de snelheid en standaardisatie waar we al een tijd naar op zoek waren," benadrukt Jürgen-Stefan Wichmann, Senior Product Portfolio Manager bij E.ON. "Toen we verleden jaar CeBIT bezochten, waren we blij verrast om te zien dat T-Systems een prototype tentoonstelde van de oplossing die we zochten." Thomas Novotny, Senior Business Development Manager bij het dochterbedrijf van Deutsche Telekom, herinnert zich nog wat er toen gebeurde: "We speelden met een aantal ideeën en bekeken hoe we zouden kunnen samenwerken met de afdeling Technology Innovation bij E.ON om ons prototype verder te ontwikkelen onder productieomstandigheden." 
VOORBEELD VAN BEDRIJFSGEBRUIK: BYOD VOOR EXTERN PERSONEEL
Een tweede gebruikersgroep heeft ook profijt van het nieuwe portal: de externe consultants van E.ON. De energieleverancier werkt regelmatig samen met experts van buiten het bedrijf om nieuwe inzichten op te doen en ondersteuning toe te voegen voor projectbeheer, ontwikkeltaken en andere zaken. Het aantal mensen dat wordt ingezet, kan echter erg uiteenlopen. Soms moeten 500 externe gebruikers snel voorzien worden van toegang tot de gegevens en toepassingen van E.ON. Maar dat kunnen er ook meer dan 10.000 zijn. Tot begin dit jaar verstrekte E.ON aan al deze tijdelijke medewerkers een beheerde laptop, soms voor vier maanden, soms voor drie weken of een paar dagen, afhankelijk van de omstandigheden. Dit leidde tot een aanzienlijke inspanning en hoge kosten: de apparaten moesten worden aangeschaft, opgeslagen en steeds opnieuw worden geconfigureerd. De Dynamic Workplace Service en de self-serviceportal hebben een enorme efficiencyverbetering opgeleverd met een aanzienlijke kostenbesparing. "Door onze portefeuille met oplossingen op de werkplek en voor mobiele apparaten uit te breiden met de Dynamic Workplace Service kunnen we nu veel gemakkelijker voldoen aan concrete behoeften in ons bedrijf. Gebruikers hebben altijd en overal toegang, vanaf elk mogelijk apparaat. "En ongeacht voor welke afdeling zij werken binnen het bedrijf, kunnen we altijd en overal vertrouwen op een robuuste beveiliging van toepassingen en gegevens," verklaart Wichmann. 
AANDACHT VOOR BEVEILIGING EN FLEXIBILITEIT
Voor het vervangen van een conventionele door E.ON beheerde client (een desktop- of notebookcomputer) moeten drie soorten toepassingen worden beheerd: persoonlijke productiviteitssoftware zoals MS Office, Adobe, MindMap en MS Project; communicatie- en samenwerkingstools zoals Lync en MS SharePoint; en centraal gehoste bedrijfsoplossingen, bijvoorbeeld voor HR of de verkoopafdeling. Er bestaat ook de optie om bedrijfstoepassingen te implementeren die superieure beveiligingsklassen hebben of geschikt zijn voor een kleine, regionaal werkende groep gebruikers. Documenten kunnen worden gedeeld en beheerd via een privé cloud (zoals Box.com of Dropbox in de publieke cloud), maar met robuuste beveiliging en strikte scheiding van bedrijfsgegevens en persoonlijke gegevens. "Tijdens de concepttestfase die we samen uitvoerden, creëerden we een oplossing die de kernfuncties bevatte, waarmee we een nieuw webgebaseerde virtuele desktop konden testen met geselecteerde proefgebruikers binnen E.ON. Het resultaat daarvan was dat we de oplossing heel precies konden aanpassen aan hun specifieke behoeften. De klant was dus eigenlijk ook betrokken bij het ontwerp," legt Novotny uit. Dit maakte een snelle implementatie mogelijk van een productieoplossing waarmee E.ON een op maat gemaakte virtuele desktop kan configureren voor elke afzonderlijke medewerker of consultant op basis van een gestandaardiseerde toepassingscatalogus. We kunnen ons voorstellen dat de oplossing, met het gebruikersvriendelijke ontwerp en de modulaire structuur, tot resultaten leidde die de besluitvormers bij E.ON verrasten: "Al in de proefversie werd de oplossing door de gebruikers geaccepteerd en gebruikt als hun productieomgeving. Dit was het bewijs dat onze benadering de juiste was. En het was een duidelijk teken voor ons ontwikkelteam om verder te gaan op de ingeslagen weg," meldt Marliani. "Samen met onze servicepartner brengen we onze filosofie van het verminderen van de afstand tot de consument in de praktijk, van de lancering van het testproject tot de echte ingebruikname van het project."