Dit artikel beschrijft de actuele uitdagingen bij het beheer van licenties en legt uit hoe bedrijven hun SAP-licenties duurzaam efficiënter kunnen beheren. We gaan ook in op hoe je onder- of overliceniëring en de daarmee gepaard gaande juridische consequenties voorkomt.
Het beheer van SAP-licenties is er in de afgelopen jaren niet gemakkelijker op geworden. In het verleden werden vooral rol- en rechtengebaseerde licentiemodellen gebruikt. Dat wil zeggen: Als duizend medewerkers gebruik maakten van het SAP-systeem, dan had het bedrijf ook duizend licenties nodig. Inmiddels bestaat de licentiematrix uit veel verschillende parameters. Er zijn verschillende prijsniveau's en een digitaal licentiemodel, waarbij de kosten zijn gebaseerd op de hoeveelheid doorgevoerde transacties. Bovendien is het, net als voorheen, nog altijd mogelijk om de SAP-systemen gebruikersgericht te licentiëren.
De toenemende complexiteit is niet meer te handhaven met eenvoudige oplossingen. Waar licentiemanagers voorheen nog vaak met Excel werkten, stuiten ze daarmee nu op beperkingen. Met name grote bedrijven beheren duizenden SAP-gebruikers en maken gebruik van verschillende SAP-componenten – deels in de cloud en met verschillende licentieparameters. De oplossing: Een neutrale blik op de licentiesituatie door de experts van T-Systems in combinatie met een professionele licentiebeheersoftware.
Bij het SAP-beheer is het belangrijk om niet alleen te letten op de technische parameters, maar ook te zorgen voor transparantie op het gebied van licenties. T-Systems onderzoekt of een klant zijn SAP-licentiebeheer kan optimaliseren om zo licentiekosten uit te sparen. Daarbij worden tot vijf SAP-systemen van de klant onderzocht om foutieve licentiëringen op te sporen. Vervolgens controleren de experts van T-Systems het daadwerkelijke aantal SAP-gebruikers, vinden duplicaten en actualiseren rechten en gebruikersrollen: Is de medewerker nog werkzaam in het bedrijf? Hoe vaak en hoe intensief werkt hij met SAP? Welk type licentie is nodig – volstaan leesrechten?
Met behulp van de "Snow Optimizer for SAP Software" van partner Snow automatiseert T-Systems alle handmatige activiteiten bij het beheer van licenties. Daarbij worden de regels van de tool aangepast aan de behoefte van de betreffende klant. Hoeveel klanten kunnen besparen met een licentie-optimalisering, hangt af van de betreffende uitgangssituatie. De projecten die we tot nu toe hebben uitgevoerd, toonden aan dat besparingen van tot 40 procent gemiddeld mogelijk zijn.
Dit maakt het voor organisaties mogelijk om de kosten omlaag te brengen. Hierdoor verschuiven budgetten: Inkopers kunnen direct investeren in digitalisering en de transformatie van S/4HANA van de bedrijven in plaats van in overbodige licenties.
Maar wanneer is het juiste moment om licenties te corrigeren? Een SAP S/4HANA-transformatie is een goed moment om de licentiestrategie te overdenken en de licenties opnieuw te organiseren. Dit kan het beste drie tot zes maanden voor de jaarlijkse onderhandelingen met SAP zelf of de auditor worden gedaan. In het kader van de transformatie sluiten veel klanten een nieuw contract met SAP of ze veranderen van licentiemodel.
Bij de invoering van SAP S/4HANA moet de klant niet alleen oog hebben voor de technische kant – bijvoorbeeld de Brown- of Greenfieldbenadering – maar ook voor het toekomstige licentiemodel. Wil de klant het gebruikersgebaseerde model behouden of licenties overzetten en overstappen op een digitaal licentiemodel?
Het digitale licentiemodel telt de transacties in het SAP-systeem en berekent van daaruit de licentiekosten. Het gaat dus om een gebruikserafhankelijk model. Daarbij maakt het niet uit of een transactie wordt uitgevoerd door een medewerker, een machine in het Internet of Things of een interface.
T-Systems berekent welk model voor de klant het gunstigst is. Daarbij wordt in kaart gebracht welke gevolgen het digitale licentiemodel heeft voor het bedrijfsmodel. Belangrijk punt: De overstap naar een digitaal licentiemodel moet goed doordacht zijn: Als een bedrijf de keuze voor het type licentie heeft gemaakt, dan kan dit in de regel niet meer worden teruggedraaid.
Bedrijven die hun SAP-licenties hebben geoptimaliseerd, kunnen de licentie-audits van SAP en auditors met een gerust hart tegemoet zien. Ze kunnen te allen tijde bewijzen dat ze over de juiste licenties beschikken en aantonen dat ze voldoen aan alle compliancevereisten. Bij de onderhandelingen met SAP, die meestal plaatsvinden tijdens de licentie-audit in het vierde kwartaal, kun je zelfbewust opereren en goed voor de dag komen met je kennis over alle SAP-licenties die in jouw bedrijf worden gebruikt.
Het beheer van het steeds complexer wordende SAP-landschap vereist een hoge mate aan vakkennis. Maar zoals op veel terreinen in de IT, heerst ook in de SAP-markt gebrek aan deskundig personeel. Uitgelezen licentie-experts van SAP zijn heel lastig te vinden. Dankzij het geautomatiseerde licentiebeheer kan een licentiemanager bij een SAP-klant van T-Systems tot 30.000 licenties beheren.
