En la primavera de 2019, el Grupo Otto encargó al proveedor de servicios digitales T-Systems Alpine tanto el desarrollo de un concepto técnico y su implementación como la integración de un sistema integral de gestión del riesgo empresarial (incluidos el sistema de control interno y el cumplimiento normativo) en la nube GRC (nube gobernanza, riesgo y cumplimiento) de T-Systems. El objetivo era mantener los escenarios de aplicación lo más escuetos posible para permitir un despliegue e incorporación rápidos de los usuarios. También se produjo la integración de una infraestructura descentralizada: la nube GRC. La solución de software risk2value, en combinación con la nube GRC, permite la máxima flexibilidad gracias a una configuración específica para cada cliente en el estándar de sistema risk2value. T-Systems planteó un enfoque de consultoría dual y combinó el asesoramiento de expertos técnicos con el de expertos profesionales. Para ofrecer resultados a los clientes lo más rápido posible y una gran libertad de adaptación, se optó por un enfoque de implementación ágil centrado en las funciones clave, que se podrá ir ampliando en el futuro con despliegues sucesivos.
La colaboración con T-Systems Alpine resultó muy constructiva desde el principio. Lo que nos convenció, sobre todo, fue la flexibilidad, la calidad de los resultados y la rápida implementación.
Muchas internacionales cuentan con un sistema de gestión del riesgo, tanto en diversos sistemas y con diversas funciones como con los procesos de lo más variados, conceptos y escenarios de aplicación. La integración de todos estos ámbitos es un reto en sí mismo al cual se ha enfrentado el Grupo Otto con el proyecto «smartRISC». Desde el principio, el mismo equipo de proyectos de T-Systems, compuesto por especialistas en el ámbito de GRC, colaboró estrechamente con el Grupo Otto. En lo relativo a la comunicación y la coordinación con los clientes, T-Systems fue el único punto de contacto. La estrecha colaboración y el intercambio constante de información (reuniones semanales, coordinación tanto remota como in situ cuando fue necesario...) resultaron extremadamente importantes debido a que T-Systems también era el responsable de la «transferencia de conocimientos» y de formar a los empleados seleccionados.
La solución se basó en el software risk2value de la empresa austriaca de software avedos. Con la nube GRC, T-Systems Alpine ofrece una solución única y se convierte en el centro de competencias para el ámbito de la GRC (gobernanza, riesgos y cumplimiento) tanto en el seno de T-Systems International como en el Grupo DTAG. La elección de T-Systems se produjo después de una licitación y de dos meses de prueba del prototipo (Proof of Value – PoV), que demostró la viabilidad de los requisitos específicos del Grupo Otto. Para la elección de T-Systems, también fue decisiva su enorme experiencia en el ámbito de la nube GRC y una serie de clientes de referencia, como Wienerberger AG o Wiener Städtische Versicherung AG. Para cumplir la fecha de entrega pactada, el equipo de GRC implementó el denominado «Minimum Viable Product» del sistema de gestión del riesgo empresarial en unos plazos apretados. La puesta en funcionamiento de la primera ola para la gestión del riesgo empresarial del Grupo Otto tuvo lugar en julio de 2019 y, a finales de agosto, concluyó con éxito la primera recopilación de datos en la multinacional. Un factor decisivo para el éxito fue la inclusión desde el principio de las partes interesadas relevantes en el desarrollo de la solución: la incorporación temprana de los usuarios generó una gran aceptación.
Lo que logró aumentar la satisfacción de los clientes fue sobre todo el asesoramiento individual y exhaustivo. Actualmente, el Grupo Otto y T-Systems están ampliando el alcance del servicio actual, lo cual también conllevará un perfeccionamiento de la herramienta. La ampliación incluye módulos GRC adicionales y complementarios, así como una expansión de la solución para determinadas divisiones de la multinacional. Después del éxito de la puesta en funcionamiento, ahora se está trabajando en el perfeccionamiento y la ampliación del sistema de gestión del riesgo empresarial denominado «smartRISC» en la nube GRC. La gestión del riesgo de la seguridad de la información en el Grupo Otto ha sido posible gracias a la cooperación del equipo de GRC con los equipos del proyecto y las partes interesadas. Actualmente, se están comprobando otros ámbitos de aplicación. En este sentido, el reto consiste principalmente en evaluar e identificar sinergias que abarquen varios ámbitos o módulos y desarrollar soluciones integradas y coordinadas basadas en ellas.
El Grupo Otto es una multinacional alemana de comercio y servicios con sede en Hamburgo que, debido a su volumen de facturación online de 7700 millones de euros, figura entre los mayores comerciantes online del mundo. Su gama de productos cubre todo el ancho de banda del comercio minorista, desde tiendas de juguetes hasta proveedor de SaaS, pasando por una plataforma para el comercio abierto. Con unos 52 600 empleados, el Grupo Otto tiene presencia en más de 30 países de Europa, Norteamérica, Sudamérica y Asia. Las actividades del Grupo Otto se encuadran en los tres ámbitos empresariales: comercio minorista multicanal, servicios financieros y servicio. Los productos se ofertan a través de los canales de distribución «comercio electrónico» y «comercio minorista fijo».
