Zur Unterstützung der Verwaltungsprozesse greift der Kunde schon seit über 25 Jahren auf SAP zurück. Dabei entsteht eine Vielzahl von Dokumenten und Daten, die entsprechend den gesetzlichen und organisatorischen Vorgaben für bestimmte Zeiträume zuverlässig aufbewahrt werden und – nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist – ebenso zuverlässig gelöscht werden müssen. Dabei handelt es sich nicht nur um SAP-Dokumente wie Buchhaltungsbelege und besondere Archivierungsobjekte aus dem SAP-Modul Public Sector Management, sondern auch um personenbezogene Objekte wie Zeiterfassungen, Krankmeldungen und Gehaltsnachweise der Landesangestellten. In der Regel werden diese Dokumente in den zu den SAP-Syste men gehörigen Datenbanken vorgehalten. In älteren Architekturen mit SAP R/3 sind dies u.a. Oracle-Datenbanken, in den neuen SAP S/4HANA-Systemen HANA-In-Memory-Datenbanken.
Um die SAP-Systeme zu entlasten, entschied sich der Kunde, eine separate Archivierungslösung für Daten und Dokumente aufzubauen. Diese Archivierungslösung sollte als SaaS verfügbar sein und sowohl für die älteren R/3- als auch die modernen SAP S/4HANA-Systeme nutzbar sein. Gleichzeitig musste das System wegen der Vertraulichkeit der gespeicherten Daten auch Datenschutzanforderungen und Compliance-Vorgaben erfüllen.
Vor über 25 Jahren etablierte das Land mit Hilfe von T-Systems im eine moderne, SAP basierte Haushaltsführung für ein landeseinheitliches Haushaltsmanagement und Controlling. Im Zuge dieses Projektes erfolgte auch die Einführung des Enterprise Content Management (ECM) Systems ImageMaster von T-Systems. Heute sind mehr als 82 SAP-Systeme aller Ministerien des Landes inklusive der Suborganisationen, Universitäten und Landesbetriebe an dieses zentrale Archivierungssystem angeschlossen. Zur Anbindung nutzt ImageMaster die SAP zertifizierten Schnittstellen ArchiveLink und Information Lifecycle Management (ILM), die die die Auslagerung der SAP-spezifischen Inhalte auf das ECM-System sowie den transparenten Zugriff seitens SAP sicherstellen. Aktuell werden Dokumente ausgelagert, die die dokumentenspezifisch definierte Residenzzeit in den SAP-Systemen von 36 bis 72 Monaten überschritten haben. Dies macht das SAP Application Management leichter und reduziert die Datenbanklast, so dass Performanz-Einbußen reduziert werden. Mit der revisions- sicheren Speicherung gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsricht- linien und fristgemäßer Löschung wird die Compliance über alle SAP-Systeme einheitlich garantiert. Die SAP-ILM Schnittstelle stellt zusätzlich die Einhaltung des Datenschutzes aus der DSGVO für Dokumente mit personenbezogenen Daten sicher.
T-Systems unterstützte nicht nur die Einführung von ImageMaster mit Beratungs- und Implementierungsleistungen, sondern betreibt die Archivierungslösung auch im Rahmen der SAP-Unterstützung für das deutsche Bundesland.
Mit ImageMaster stellen wir dem Kunden seit über 25 Jahren eine zuverlässige Archivierungslösung bereit, die die Compliance sicherstellt und sich im Laufe der Zeit kontinuierlich weiterentwickelt.
Thomas Günther, Produktmanager ImageMaster bei T-Systems
Mit ImageMaster verfügt der Kunde über eine einheitliche Lösung für die revisionssichere Speicherung unterschiedlichster Archivierungsobjekte aus den verschiedenen SAP-Systemen der Landesverwaltung. Das ECM-System erlaubt ein übergreifendes, einheitliches Management der Daten und Dokumente und unterstützt die Behörden auch bei der Einhaltung der gesetzlichen und betrieblichen Speicherung und Löschung. Der Betrieb durch T-Systems stellt die Erfüllung der notwendigen Service Level sicher.
Gleichzeitig trägt die SAP-externe Datenarchivierung zu einer Reduktion der Total Cost of Ownership der SAP-Datenbank bei. Prozesseffizienz und Produktivität der SAP-Systeme bleiben erhalten, da die Systeme direkt auf Dokumente im Archivierungssystem zugreifen. In Summe deckt ImageMaster seit über 25 Jahren alle technologischen und funktionalen Kundenanforderungen ab und stellt auch für zukünftige Szenarien wie SAP S/4HANA die notwendigen Funktionen und Schnittstellen zur Verfügung.
