Detail

Wie is bang voor S/4HANA?

28-jun-2017

10 vragen over SAP S/4HANA-migratie

SAP S/4HANA is zeer geprezen - maar ook zeer gevreesd. Het biedt aantrekkelijke voordelen: real-time analytics, voor een grotere flexibiliteit, betere beslissingen, betere processen en lagere kosten. Bovendien; ondersteuning voor de huidige zonsondergangen van SAP Business Suite in 2025. Migratie naar S/4HANA moet dus voor 2025 zijn voltooid. Toch blijven veel bedrijven aarzelen.
 
  1. Wat is de juiste tijd om te beginnen?
    Migreren naar SAP S/4HANA moet vroegtijdig worden aangepakt. Organisaties met een groot aantal dochterondernemingen en gedistribueerde SAP-systemen moeten de sprong zelfs eerder maken. Hun overgangsproces is complexer, wat betekent dat er meer tijd moet worden toegekend aan planning en implementatie om de deadline van 2025 te kunnen bereiken. Er zijn ook vele redenen waarom het MKB en bedrijven met een single-systeem omgeving snel moeten schakelen. Digitalisering, implementatie van een centraal ERP systeem, afbouwen van verouderde legacy systemen en verouderde releases zijn allemaal goede argumenten voor een tijdige migratie. Daarnaast biedt een migratie ook de mogelijkheid om het  IT-landschap kritisch te bekijken en te stroomlijnen en klaar te maken voor de toekomst. Het is daarbij belangrijk om contact te houden met partners en dienstverleners en ervaringen te delen.

  2. Welke waarde voegt migratie toe?
    SAP S/4 HANA maakt real-time data analyse mogelijk. Met andere woorden, beslissingen kunnen worden genomen op basis van real-time informatie. Voorspellingen, planning van materialen en orderverwerking zijn gebaseerd op de laatste gegevens, waardoor sneller en  nauwkeuriger resultaten worden verkregen en de efficiëntie verbetert. Volgens een Forrester-studie kan de migratie de IT-kosten met ongeveer 37 procent verlagen - plus de ontwikkelingsprojecten versnellen en de onderhoudswerkzaamheden verminderen. Sommige bedrijven hebben een stijging van 65 procent laten zien voor maandafsluiting en een stijging van 86 procent voor analyses. Wat dat concreet betekent voor individuele bedrijven, waaronder waar S/4 HANA de meeste toegevoegde waarde zal opleveren, kan worden bepaald met behulp van “design thinking” workshops.

  3. Hoe profiteren gebruikersafdelingen van SAP S/4HANA?
    Zakelijke gebruikers profiteren met name van een grotere eenvoud en efficiëntie. S/4HANA vergemakkelijkt bijvoorbeeld orderinvoer, aangezien de eisen van de klant niet meer op voorgedrukte formulieren worden geschreven. In plaats daarvan worden ze on-site via een tablet in het systeem geïnstalleerd. Real-time verwerking betekent dat de ingevoerde informatie onmiddellijk toegankelijk is in SAP. Daarnaast kan de accountmanager op elk moment, overal, de huidige voorraadopslag en productieplannen bekijken. In logistieke context worden de benodigde onderdelen onmiddellijk verwerkt - in plaats van batch-verwerking die ’s nachts plaatsvindt. Dus in plaats van gebruik te moeten maken van de data van gisteren werken alle medewerkers met de laatste inzichten. Bovendien, als een item uit de opslag wordt verwijderd, wordt deze wijziging via een eenvoudige scan doorgegeven aan het SAP-systeem, waardoor inventarisinformatie altijd up-to-date is. Real-time verwerking speelt ook een cruciale rol in samenwerking - zowel binnen als buiten de onderneming. Het vervangt de ongestructureerde, handmatig ingevulde Excel-spreadsheets. Real-time samenwerking via SAP S/4HANA is sneller, flexibeler en nauwkeuriger.

  4. Hoe kunnen bedrijven eerdere investeringen beschermen, bijvoorbeeld in-house oplossingen?Een legacy SAP-systeem dat 15 of 20 jaar geleden is geïntroduceerd, bevat vaak een groot aantal custom-made aanpassingen waar bedrijven geen duidelijk inzicht in hebben. Als ze deze  investering willen beschermen, is het mogelijk om de in-house applicaties en processen te analyseren en zo nodig technische aanpassingen aan te brengen die het mogelijk maken om de applicaties te  kunnen integreren in de nieuwe omgeving. Deze aanpak betekent dat bedrijven de beste eigenschappen van de oude systemen kunnen behouden en dit kunnen combineren met het nieuwe systeem. Echter, beslissers moeten er rekening mee houden dat in-house systemen interne resources vereisen en ook voor extra onderhoudskosten zorgen. Bovendien is het moeilijker om applicatiebeheer te outsourcen voor non-standaard oplossingen dan voor gestandaardiseerde oplossingen. Het is wel belangrijk te beseffen dat de implementatie van een volledig nieuw SAP S/4HANA landschap vele voordelen met zich meebrengt. Migratie is daarom een ​​ideale gelegenheid om de bestaande omgeving "schoon te maken", processen te stroomlijnen en efficiëntie te verhogen.

  5. Hoe belangrijk is de cloud voor SAP S/4HANA?
    Een cloud-based oplossing bevrijdt de klant van de taak om zelf de onderliggende IT-infrastructuur te managen. Bovendien zijn de kosten voor uitbestede systemen die in een cloud worden gehost, over het algemeen lager dan voor de on-premise omgeving, omdat de klant alleen betaalt voor wat hij daadwerkelijk gebruikt. Het Cloudifier-proces omvat een vaste prijs beoordeling en een aantal gestandaardiseerde transformatie- / migratiedienstpakketten, waardoor de klant het aanbod kan kiezen dat het beste past bij zijn toekomstige omgeving. Daarnaast biedt het cloud hosting platform voor SAP-landschappen, dat wordt beheerd door T-Systems, uitstekende flexibiliteit en vrijheid: klanten kunnen kiezen tussen een private, hybride of publieke cloud en genieten van totale schaalbaarheid. En T-Systems neemt de volledige verantwoordelijkheid over voor multi-cloud orchestratie, applicatie integratie en management, en de werking van de SAP-oplossingen en SAP HANA.

  6. Hoe veilig  zijn gegevens wanneer SAP S/4HANA in een cloud wordt gehost?
    Veel mensen zijn sceptisch, maar de waarheid is dat de cloud vaak veiliger is dan on-premise datacenters. De gecertificeerde datacenters die eigendom zijn van en beheerd worden door T-Systems bieden robuuste beveiliging in de vorm van twin-core technologie voor redundantie, IP VPN tunneling en tot 99,95% beschikbaarheid - gecombineerd met fysieke beveiliging, zoals dijken, bewegingssensoren en palm scanners. Geen enkele klant kan een dergelijke infrastructuur  zelf beheren tegen lagere kosten, vooral niet als u ook rekening houdt met de inspanningen en kosten voor het managen van de gehoste IT-systemen, en het harmoniseren en moderniseren van deze systemen. Organisaties in zowel de particuliere als de publieke sector profiteren daarnaast van uitstekende corporate compliance standards, en kunnen er zeker van zijn dat data hosting en bescherming in overeenstemming is met de Europese wetgeving.

  7. Hoe lang duurt de migratie?
    De exacte timing van elk SAP S/4HANA migratieproject hangt af van de specifieke klant en is afhankelijk van een aantal factoren. Als er één, goed gestructureerd ERP systeem aanwezig is, die een hoge mate van consistentie kent, dan kan de overgang zeer snel en eenvoudig worden uitgevoerd. Als er meerdere ERP's zijn en als opgeslagen gegevens eerst moet worden gearchiveerd, of als er andere "clean-up" -werkzaamheden nodig zijn, dan is het proces ingewikkelder. Twaalf maanden zou een reëel tijdschema zijn voor een naadloze migratie van een systeemomgeving die in goede staat is. Om de betrokken inspanning nauwkeurig te beoordelen, is het raadzaam de huidige systemen en data records te analyseren en vervolgens een roadmap op te stellen op basis van de bevindingen.

  8. Wat is de ideale manier om migratie voor te bereiden?
    De eerste stap is een uitgebreide inventarisatie en clean-up. Dit houdt in dat de huidige conditie van het systeemlandschap wordt geanalyseerd. Hieruit volgt een goede voorbereiding op de migratie. Een belangrijke focus is hoe gegevens worden gearchiveerd. Sommige bedrijven hebben een systematische aanpak: erfenisgegevens worden met regelmatige tussenpozen verwijderd en in een archief geplaatst. Recente gegevens, meestal tot vier of vijf jaar terug, worden dan gemigreerd. Bij veel bedrijven zijn er echter enorme hoeveelheden gegevens die nog steeds in systemen rondzwemmen; sommigen zijn zo oud als het bedrijf zelf. Zo kunnen er bijvoorbeeld monetaire bedragen zijn die nog steeds staan in valuta’s voorafgaand aan de euro, waardoor afrondingsfouten ontstaan. Voor lopende werkzaamheden is dit geen groot probleem. Maar het kan leiden tot inconsistenties die door het software update manager (SUM) gereedschap worden gedetecteerd tijdens de migratie, waardoor het proces stopt totdat deze zijn opgelost. Als gevolg hiervan is het raadzaam om "gearchiveerde gegevens" op te ruimen, en om processen te harmoniseren en systemen te consolideren om een naadloze migratie te verzekeren.

  9. Welke concrete stappen beslaat de migratie?
    In het algemeen begint het met een grondige analyse van het huidige SAP-landschap en de eerste schoonmaak van codering en archivering. Dit omvat het opruimen van gegevens om de latere overdracht te vergemakkelijken. De gegevens worden dan geconsolideerd en processen geharmoniseerd waardoor migratie van de bestaande database naar HANA mogelijk is. Zodra het nieuwe HANA-systeem beschikbaar is, is het mogelijk om bedrijfsprocessen te verbeteren en real-time rapportages en voorzieningen voor Fiori-implementaties uit te voeren. Het kan ook zin hebben om een ​​gestandaardiseerde proof-of-concept studie voorafgaand aan de werkelijke migratie uit te voeren. Ten eerste wordt er een kick-off call gehouden om projecttijdlijnen en proces-stappen in detail te bespreken. Zodoende weten alle deelnemers wat men kan verwachten. Hierna volgt een workshop om verwachtingen en doelstellingen te definiëren en de klant een introductie te geven met de technologie. Leverancier en klant werken hierbij samen om pijnpunten, relevante processen en geschikte use-cases te identificeren. In een tweede workshop is het belangrijk om de doelarchitectuur en een PoC te definiëren en de bijdrage van de klant te bepalen. Deze input vormt de basis voor een roadmap. De volgende stap is om het PoC-systeem te implementeren en te vullen met echte gegevens. Het PoC-systeem draait twee weken, de klant  heeft zodoende de tijd om het systeem te testen met real-time data. Een gedetailleerd rapport met de resultaten wordt vervolgens besproken door alle deelnemers in een review workshop. Dit stelt de klant in staat om feedback te geven en eventuele vragen te stellen. Hierna volgt een concreet voorstel voor de migratie.

  10. Is er een stapsgewijze migratie naar SAP S/4HANA mogelijk?
    Iedereen die niet in één keer wil migreren naar SAP S/4HANA  kan in plaats daarvan kiezen voor een tweetraps proces. Met deze aanpak is er eerst een migratie aar SAP Business Suite op HANA. Met andere woorden, alleen de database verandert - voor de gebruikers blijft alles hetzelfde, behalve dan dat er een aanzienlijke verbetering is van de response tijden. De tweede stap, de switch naar SAP S/4HANA, kan later plaatsvinden in een vervolgproject. Het is ook mogelijk om een ​​proefmigratie van het systeemlandschap uit te voeren, inclusief klantgegevens. De klant kan dan drie maanden wennen  aan de  ontwikkelomgeving zonder licentiekosten. Ze kunnen hun toekomstige processen goed bekijken, op basis van echte gegevens. Fiori apps, die een intuïtieve gebruikersinterface bevatten die het gemakkelijker maken om routine taken uit te voeren, kunnen ook op deze manier worden getest.
Kortom er is geen echte reden voor bedrijven om terughoudend te zijn over de migratie naar SAP S/4HANA. Met dien verstande dat alle belangrijke punten die hierboven zijn genoemd worden geadresseerd. Alleen dan levert SAP S/4HANA snelheid, flexibiliteit en behendigheid – en vooral ook  simplicity – Dit is waar de S in de naam SAP S/4HANA voor staat.