En este proyecto para la empresa estatal Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW) todo marchó según lo planeado. Tanto IT.NRW como LBV se mostraron muy satisfechas con la evolución del proyecto. El cambio completo a SAP HANA se realizó según lo convenido en un corto plazo de tan solo 16 meses y conforme a los costes planeados. La migración, que resultaba vital para la misión de LBV, se desarrolló sin contratiempos durante un fin de semana largo. El lunes, los usuarios pudieron trabajar como de costumbre en su módulo SAP HCM, pero funcionaba mucho más rápido. En la actualidad, el estado federado ahorra mucho tiempo en los procesos de liquidación de pagos: el tiempo de liquidación de pagos se ha reducido un 50 %. También se han reducido los costes de mantenimiento al mínimo. Tan solo 12 meses después, se ha logrado el retorno de la inversión. En total, el estado federado no solo ha introducido una tecnología muy económica sino también preparada de cara al futuro y rentable, ya que el fabricante de software de Walldorf pretende hacer que todos sus productos solo funcionen en el banco de datos en memoria SAP HANA a partir del 2025. El estado federado de Renania del Norte-Westfalia se enorgullece de su nuevo entorno de HANA. En la clasificación mundial, solo existe una entidad con más nóminas mensuales.
El proyecto representa para mí lo mismo que llegar al siguiente nivel de Super Mario: hemos dejado atrás el nivel previo. Con el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) HCM del ordenador central de IBM, estábamos lejos de la tendencia mayoritaria, lo que complicaba cualquier apoyo. Con el nuevo nivel que aporta SAP HANA, hemos abierto la puerta al futuro y ahora tenemos la posibilidad de mejorar la aplicación y de aprovechar las capacidades de análisis que no había antes.
Dr. Jan Mütter, director del área comercial «Soluciones de TI», IT.NRW
Cada mes, en el estado federado de Renania del Norte-Westfalia, unos 279.000 funcionarios y funcionarias, 190.000 empleados y empleadas así como 207.000 pensionistas dependen de una transferencia puntual. Por ello, para el organismo competente para emolumentos y pensiones de Renania del Norte-Westfalia (LBV) y para los responsables de la TI de IT.NRW, era difícil decidir cómo y por medio de qué reemplazar el caro macro-ordenador que llevaban usando hasta la fecha. El estado federado de Renania del Norte-Westfalia, se jugaba bastante con esta decisión.
Hasta el momento, IT.NRW había puesto a disposición, entre otros, para la liquidación de nóminas mensual un macro-ordenador que contenía una base de datos de DB2. Poco antes de que se terminara el contrato de mantenimiento, el LBV e IT.NRW optaron por buscar otra solución, que debía reducir los altos costes de mantenimiento que se pagaban hasta la fecha y, al mismo tiempo, que permitiera consolidar la infraestructura. El concurso público - con un procedimiento de negociación público - abarcó un paquete completo compuesto por una fase de diseño, pruebas, gestión de proyectos, tecnologías, implementación y la migración oportuna de todos los datos de SAP HCM (Human Capital Management) del sistema antiguo al nuevo. La enorme premura de tiempo para la implementación de esta instalación de personal y su importancia supusieron grandes desafíos.
T-Systems se impuso gracias a su diseño completo y a su convincente relación calidad-precio. Gracias a la experiencia de otras cooperaciones en otros proyectos con el estado de Renania del Norte-Westfalia, T-Systems pudo desarrollar una solución con una perspectiva global y hecha a medida de las necesidades del estado federado, IT.NRW y LBV.
T-Systems ganó el concurso público con una solución completa hecha a medida compuesta por la fase de diseño, pruebas, gestión de proyectos, tecnologías, implementación y la migración oportuna de todos los datos de SAP HCM, del sistema antiguo, al nuevo. La solución completa diseñada por T-Systems se basa en un equipo x86 certificado para SAP-HANA estable y eficiente y una base de datos rápida y con mucha disponibilidad de SAP HANA. La estructura completa del sistema se sometió a pruebas rigurosas y se diseñó de forma redundante para proteger los procesos de liquidación críticos. En su función como contratista principal, T-Systems dirigió también a las subcontratas. Dell EMC suministró e instaló el hardware. SNP se encargó de migración de los datos. La herramienta estándar de SAP empleada, migró la gigantesca base de datos del sistema fuente al nuevo sistema de destino, en tan poco tiempo que la migración se completó en tan solo un fin de semana largo. Tras una transferencia exhaustiva de conocimientos especializados por parte de T-Systems a IT.NRW, la entrega de toda la documentación y la realización correcta de los tres primeros procesos de liquidación de pagos, T-Systems pudo ceder el control de la nueva infraestructura de SAP-HCM a IT.NRW. Durante la fase operativa, T-Systems les siguió brindando su apoyo con asistencia técnica de nivel 3 y las posibles adaptaciones del sistema que fueran necesarias.
La administración del estado federado de Renania del Norte-Westfalia está organizada en tres niveles. De esta forma, existen las autoridades regionales superiores - como los Ministerios y las oficinas regionales-, las autoridades de un nivel medio de la administración - como los gobiernos de los distritos - y las autoridades del nivel inferior de la administración. A estas pertenecen las asociaciones regionales, las agencias tributarias y la policía local. Asimismo, también hay empresas estatales que prestan servicios negociables que compiten con otras instituciones públicas o empresas privadas. La oficina regional Landesamt für Besoldung und Versorgung NRW (LBV) que pertenece a las autoridades regionales maneja al mes 676.000 pagos que se reparten de la siguiente forma: unos 279.000 funcionarios y funcionarias, 190.000 empleados y empleadas y 207.000 beneficiarios y beneficiarias de pensiones. Cada caso debe calcularse y pagarse. Entre otros, se encarga de esto la empresa estatal Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW) que actúa como proveedora del estado federado para TI y estadística.
