Lippenstifte

Rechtsverbindliche Genehmigungsprozesse

Bei der Zulassung von Kosmetika sorgt DocuSign für einen reibungslosen und verlässlichen Unterschriftenprozess

Rechtsverbindliche Unterschriften dank DocuSign

Laborantin

Kosmetik und Medikamente müssen vor ihrer Markteinführung umfangreiche Kontrollen und Versuche durchlaufen. Mit DocuSign hat ein Kosmetikhersteller nun eine verbindliche, offiziell anerkannte Lösung für valide digitale Unterschriften. Sie sind rechtsverbindlich, Fälschungen sind nicht möglich. Dadurch, dass DocuSign sich technisch einfach in die bestehende Lösung für das Dokumentenmanagement integrieren lässt, entsteht ein medienbruchfreier Unterschriften- und Genehmigungsprozess.

Die Abläufe und Genehmigungen sind nicht nur einfacher zu archivieren und wiederaufzufinden, sondern haben auch gegenüber der bereits IT-basierten Vorgängerlösung deutlich an Geschwindigkeit gewonnen. Das beschleunigt im Endeffekt auch den Genehmigungsprozess und damit die Time to Market für Produkte auf dem US-amerikanischen Markt.

DocuSign erwies sich als perfekte Lösung, die sich nicht nur schnell einführen ließ, sondern auch eine verbindliche rechtliche Basis für den digitalen Unterschriftenprozess schafft.

Nima Imani, Projektleiter, T-Systems

Zertifizierung bei der FDA

Kosmetikabfüllung

Nicht nur für die Entwicklung, sondern auch für die Produktion und den Vertrieb von Kosmetika und Medikamente gelten strikte Maßgaben. Alle Hersteller, die entsprechende Produkte im US-amerikanischen Markt anbieten wollen, brauchen dazu die Genehmigung der Food and Drug Administration (kurz: FDA). Auch wenn die Ansprüche an Kosmetika deutlich geringer sind als die an Pharmazeutika, so müssen erstere doch gewissen Anforderungen des Federal Food, Drug and Cosmetic Act (FDCA) genügen. Damit unterliegen auch Kosmetikhersteller und -händler einer begrenzten staatlichen Aufsicht. Die Unternehmen müssen darin gegenüber der FDA belegen, dass sie die Verantwortung für ihr Produkt übernehmen. Abgesichert wird dies durch einen etablierten Abnahme- bzw. Zulassungsprozess mit klaren Regularien. Dieser Prozess verbindet das erzeugende Unternehmen mit der FDA. Im Zuge der Modernisierung der Dokumentenverwaltung für einen europäischen Kosmetikhersteller kam die Frage nach einer rechtssicheren digitalen Abwicklung des Zulassungsprozesses auf. T-Systems löste die Herausforderung mithilfe von DocuSign.

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Alle Dokumente im Workflow dank ImageMaster

Laptop

Bei einem international tätigen Kosmetikhersteller fällt eine Fülle von Dokumenten an. Dazu zählen viele Schriftstücke, die essenziell sind, um Produktionsprozesse und Qualitätskontrollen zu dokumentieren. Und diese wiederum haben große Relevanz für die Produktzulassung. Für das globale Dokumentenmanagement implementiert das Unternehmen daher gemeinsam mit T-Systems das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ImageMaster. 

Dieses legt nicht nur die Dokumente ab, sondern unterstützt auch Workflows, beispielsweise für Abnahmen. Dazu ist die Möglichkeit integriert, auch Unterschriften von Verantwortlichen in verschiedene Prozesse und Teilprozesse einzubinden. Die Funktionalitäten von ImageMaster für die Mitzeichnung genügen selbst komplexen internen Abläufen. Doch für die offizielle Kommunikation mit der Zulassungsbehörde braucht der Kosmetikhersteller eine Lösung, die auch rechtlich verbindliche Unterschriften ermöglicht.

Schnellere Genehmigung – schneller im Markt

Mit dem Webservice DocuSign kann der Kosmetikhersteller eine belastbare Unterschriftenlösung für sein neues Dokumentenmanagementsystem integrieren. Externe Genehmigungsprozesse werden dank rechtssicherer, medienbruchfreier Unterschriftenprozesse erheblich beschleunigt.

Zu unserer Strategie

Signaturen mit DocuSign

Menschen im Gespräch

Das Unternehmen entschied sich für DocuSign, das zertifizierte digitale Signaturen bereitstellen kann. Bereits 500.000 Unternehmen nutzen die Lösung, um Verträge rechtssicher abzuschließen. DocuSign wird als Webservice hochverfügbar aus einem europäischen Rechenzentrum bereitgestellt. T-Systems integrierte den Service über die von DocuSign angebotenen APIs mit den ImageMaster-Workflows. 

So können die internen Abläufe elegant „verlängert“ werden, um über die Unternehmensgrenzen hinaus belastbare und auditierbare Vereinbarungen mit der FDA zu erreichen. Die Implementierung von DocuSign benötigte knapp vier Wochen. Inkludiert in diesen Zeitraum war auch die Entwicklung der Templates, die die Unterschriftenprozesse und die daran beteiligten Rollen abbilden.

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